De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die onder ander ter versterking en uitbreiding van de privacy rechten dient, is sinds 25 mei 2018 binnen de Europese Unie van kracht en vervangt in Nederland de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Voor werkgevers impliceert de AVG meer plichten en dus meer verantwoordelijkheden. Aan het niet voldoen aan de AVG kunnen bovendien hoge boetes kleven. Nu de persoonsgegevens van werknemers doorgaans in een (digitaal) personeelsdossier worden opgeslagen en bijgehouden is het van belang om vast te stellen wanneer en welke persoonsgegevens er in een personeelsdossier mogen worden opgeslagen.

Om persoonsgegevens te mogen verwerken dient er conform de AVG allereerst sprake te zijn van een grondslag zoals bijvoorbeeld toestemming, uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, vitale belangen, een algemeen/gerechtvaardigd belang, dan wel doelbinding.

In de meeste gevallen betreft het een wettelijke plicht in het kader van bijvoorbeeld belastingen op basis waarvan werkgevers persoonsgegevens mogen opslaan. Ook worden persoonsgegevens veelal verwerkt ten behoeve van een gerechtvaardigd belang doormiddel van cameratoezicht en het plaatsen van gegevens van werknemers op de website van de werkgever.

Bijzondere persoonsgegevens zoals de politieke gezindheid van een werknemer en medische gegevens mogen echter niet verwerkt worden in een personeelsdossier. De personeelsgegevens mogen, indien er geen wettelijke bewaartermijnen van kracht is, overigens meestal tot twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard.

Heeft u als werkgever of werknemer behoefte aan een vrijblijvend adviesgesprek in het kader van de AVG, neem dan gerust contact met ons op.